Formularios para firmar y devolver, y sus plantillas
Algunos requisitos no son "mándanos una foto de tu pasaporte". Son "imprime esto, fírmalo y devuélvelo". Un requisito puede llevar el propio formulario en blanco, así nadie tiene que buscar el PDF en un correo viejo.
Consulta primero Pedir documentos y reclamarlos para ver cómo se crean los requisitos.
Adjuntar el formulario en blanco
En la página del viaje, bajo Documentos requeridos:
- Agrega el requisito si todavía no existe — escribe la etiqueta en el cuadro (el placeholder dice ej. Ficha médica firmada) y presiona + Requerir.
- En la fila que aparece para ese requisito, completa el campo de descripción. El placeholder es Instrucciones para los viajeros (qué exactamente, cómo completarlo…). Se guarda cuando haces clic afuera, no con un botón aparte.
- Presiona ⇪ Subir modelo para firmar y elige el archivo. Se aceptan PDFs e imágenes.
Una vez que hay un modelo guardado, la fila muestra un enlace de descarga ⬇ con el nombre propio del archivo, y el control de carga pasa a ser ♻ Reemplazar modelo. Reemplazarlo cambia el archivo; los viajeros que todavía no lo descargaron reciben el nuevo.
La descripción importa más de lo que parece. Es el único lugar donde puedes decir "deben firmar los dos padres" o "necesitamos la página con la foto, no la portada", y viaja con el formulario a cada lugar donde se muestra el requisito.
Lo que ve el pasajero
En su página de portal, bajo Documentación requerida, cada requisito muestra su etiqueta, su descripción, y un botón ⬇ Descargar modelo cuando hay uno adjunto. Debajo está la lista de personas a las que cubre ese enlace, cada una con una marca y recibido, o un reloj de arena y un botón 📤 Subir archivo.
Descargan, firman, fotografían o escanean, y presionan 📤 Subir archivo en su propia fila. La página se recarga con una marca. No hay ningún inicio de sesión de por medio — consulta cómo inician sesión los pasajeros y qué abre un enlace de portal.
Los pasajeros también pueden mandarle el archivo firmado al concierge por chat, que es lo que hace la mayoría desde el teléfono.
Dónde termina la copia firmada
Un archivo subido a través de un portal queda archivado contra el pasajero de cuya fila vino, etiquetado con ese requisito, y aparece en Documentos y vouchers en el viaje. El chip del requisito en la grilla de estado pasa a marca.
Dos detalles que conviene saber:
- La carga solo se acepta para un requisito que exista en el viaje, y solo para un pasajero que ese enlace en particular cubra. Un líder de grupo no puede subir un archivo por alguien fuera de su grupo.
- El tipo de documento se infiere de la etiqueta del requisito: las etiquetas que mencionan un pasaporte se archivan como Pasaporte, las que mencionan un seguro como Seguro, y todo lo demás como Otro. Puedes cambiar el tipo después en la tarjeta del documento.
Los archivos enviados por chat se relacionan con un requisito automáticamente. Cuando la relación es incorrecta, corrígela en la tarjeta del documento — consulta Documentos y vouchers: quién ve qué.
Notas prácticas
- Mantén un requisito por formulario. "Ficha médica firmada y certificado de seguro" como una sola etiqueta te da un chip que solo puede estar completo o no, sin forma de ver qué mitad falta.
- Reemplazar un modelo no invalida los formularios ya devueltos. Si el formulario cambió de forma importante, elimina el requisito y agrégalo de nuevo bajo una etiqueta nueva para que se le pida a todos otra vez.
- El modelo en blanco se sirve mediante un enlace firmado de corta duración, como cualquier otro archivo. Compartir una captura de pantalla de la página no comparte el archivo.
Los elementos faltantes se reclaman automáticamente a los 21, 10 y 4 días antes de la salida, y se repiten en las cuentas regresivas finales. A nadie que ya devolvió todo se lo vuelve a contactar.