Rooming y pasar lista
Dos tareas que le consumen el día a cualquier coordinador: decirle a cuarenta personas en qué habitación están, y averiguar si esas cuarenta están en el autobús. Aquí ambas son datos estructurados, no una planilla que reenvías una y otra vez.
Dónde vive el rooming
Una lista de rooming pertenece a un segmento de hotel, no al viaje. Un viaje con tres hoteles tiene tres listas, y cada una se edita por separado. La plataforma no permite crear una lista de rooming en ningún otro tipo de segmento.
- Abre el viaje y desplázate hasta el itinerario.
- En una fila de hotel, haz clic en el botón 🛏.
- El panel Rooming se abre debajo, encabezado con el título de ese segmento.
Cómo armar la lista
Haz clic en + Agregar habitación por cada habitación. Cada fila de habitación tiene:
- una Etiqueta — cómo la llamas antes de que el hotel asigne números: Triple A, Familia García,
- un tipo de habitación: Single, Doble, Twin, Triple, Cuádruple, Suite u Otra,
- un campo # para el número de habitación, que normalmente solo se conoce en el check-in,
- una casilla por cada pasajero del viaje.
Toda habitación necesita una etiqueta; de lo contrario el guardado se rechaza.
Debajo del encabezado, el panel indica cuántos pasajeros siguen sin asignar y los nombra. Deja esa línea en cero antes de terminar y nadie se queda afuera.
Haz clic en Guardar rooming cuando termines. Guardar reemplaza toda la lista de ese segmento — las habitaciones que borraste del panel desaparecen, no se combinan con las anteriores. La confirmación dice: Rooming guardado — los viajeros ya lo ven en sus resúmenes y pueden preguntarle al concierge.
Importar un PDF de rooming
Si la lista llegó de un hotel o de un colegio como documento, usa Importar rooming PDF. Acepta un PDF o una imagen, lo lee y completa el panel. Todo lo que no pudo relacionar queda marcado como advertencia en el panel.
Nada se guarda hasta que presionas Guardar rooming, así que trata la importación como un primer borrador: revisa los nombres contra tu lista de pasajeros y luego guarda.
Los números de habitación llegan tarde
El campo de número existe porque el rooming se decide semanas antes y los números se asignan en la recepción. Completa los números desde el lobby en el check-in y guarda de nuevo; desde ese momento los pasajeros ven el número. Hasta entonces se les dice que el número se asigna en el check-in.
Lo que ve un pasajero
Cada pasajero recibe su propia habitación y los nombres de las personas con las que la comparte — en su resumen diario los días en que ese hotel aplica, y también si lo pregunta por chat. Su página personal también lo muestra.
El resto de la lista no es suyo para ver. Si preguntan por la habitación de otra persona, el concierge responde que el coordinador del grupo tiene la lista completa. El contacto Principal del viaje — el profesor, el coordinador — puede pedir la lista entera. Si un pasajero todavía no tiene habitación, se le dice que la agencia todavía está terminando de definir el rooming, en lugar de darle un dato inventado.
Para saber cómo se programan los resúmenes, consulta Zonas horarias y el reloj del viajero.
Pasar lista
Un conteo de presentes se hace por chat, y lo inicia un pasajero — no hay una pantalla de pasar lista en la consola.
Quién puede iniciarlo: el contacto Principal del viaje, o el líder de un grupo. Cómo configurarlos se explica en Grupos, líderes y rooming.
- El líder escribe algo como pasá lista o headcount en su chat. Puede nombrar un grupo para limitarlo a ese grupo.
- Se avisa a cada integrante conectado y se le pide que responda presente, here o ✅.
- Los integrantes responden; cada respuesta queda registrada.
- El líder pregunta ¿quién falta? y recibe los nombres confirmados y los faltantes, junto con un conteo actualizado.
Límites que conviene conocer antes de confiar en esto:
- Solo se cuenta a los pasajeros conectados. Quien nunca activó su invitación no puede recibir el aviso y no aparecerá como confirmado. Consulta Enlaces de invitación y cómo se conectan los pasajeros.
- El líder que inicia el conteo no figura en su propia lista de esperados.
- Solo puede haber un conteo abierto por viaje a la vez. Iniciar uno nuevo cierra el anterior, y el que se cerró no vuelve a mostrarse en ningún lado después.
- Nombrar un grupo que no existe devuelve un error con la lista de los grupos que sí existen.
- Un pasajero que no está en la lista de esperados no puede confirmarse dentro del conteo.