Plantilla de itinerario de viaje escolar
El itinerario de un viaje escolar no es un itinerario de vacaciones con más gente. Tiene que responder preguntas de tres públicos que nunca ven el mismo documento: los profesores que lo llevan adelante, los padres que firmaron las autorizaciones y la secretaría del colegio, que es a quien llaman si algo sale mal.
La mayoría de las plantillas solo sirve al primero.
Qué debe llevar el itinerario de un viaje escolar
La columna operativa — igual que en cualquier viaje, pero con nombres puestos:
- Cada desplazamiento, con horario y huso horario local.
- Qué acompañante es responsable de qué alumnos en cada tramo. Un traslado en autobús con 42 alumnos y 4 adultos es un documento distinto que uno con 42 alumnos y 12.
- Rooming: quién está en qué habitación, y qué adulto está en ese piso.
- Puntos de conteo — los horarios en que alguien cuenta cabezas, definidos de antemano en vez de improvisados.
La capa de cumplimiento, que es lo que realmente puede hacer cancelar un viaje:
- Consentimiento firmado de los padres por cada alumno, con un registro de quién ya lo entregó.
- Fichas médicas y de dietas, guardadas donde un acompañante pueda alcanzarlas a las 2 de la mañana, no en una carpeta en la secretaría del colegio.
- Datos de pasaporte o DNI con la fecha de vencimiento verificada contra la fecha de regreso — muchos países exigen seis meses de validez posteriores a la llegada, y un pasaporte que vence el mes siguiente al viaje no pasa ese requisito.
- Número de póliza de seguro y la línea de reclamos de 24 horas.
La capa dirigida a los padres:
- Una página que un padre pueda leer en noventa segundos: dónde está su hijo cada día, quién está con él y a qué número llamar.
- Qué está pago y qué necesita dinero de bolsillo.
La parte que ninguna plantilla resuelve
El trabajo real de un viaje escolar no es el documento. Son las seis semanas anteriores, reclamando a treinta y ocho familias cuatro ítems cada una. Una planilla te dice qué falta; no se lo pide a nadie.
Esa es la parte que Viaquo automatiza: cada familia recibe un enlace privado que muestra solo los ítems pendientes de su propio hijo, los recordatorios salen según un cronograma en vez de tus noches, y la grilla de recolección te muestra de un vistazo quién está frenando el viaje. Cuando un vuelo se mueve, todos los padres se enteran de lo mismo al mismo tiempo, de tu parte, en su propio idioma.
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